Аутсорсинг в управлении персоналом: особенности, преимущества и недостатки

Работа с человеческими ресурсами требует высокой квалификации. Однако решению стратегических задач часто мешает обязательная рутина, которая отнимает большую часть времени менеджера по управлению персоналом. Последнее время в этом на помощь современным кадровикам приходят аутсорсинговые компании.

В мире довольно давно стал популярным аутсорсинг вообще, и аутсорсинг в управлении персоналом в частности.

Российские компании приходят к пониманию необходимости передачи части своих функций в сфере управления человеческими ресурсами довольно сложно и относятся к этой идее с недоверием.

Аутсорсинг в сфере HR

Аутсорсинг в сфере HR — это передача на исполнение третьим лицам некоторых функций подразделений компании по управлению кадровым персоналом.

Функции HR-подразделений сводятся к следующим:

  1. Подбор
  2. Адаптация
  3. Мотивация
  4. Развитие/обучение
  5. Оценка
  6. Кадровое делопроизводство
  7. Расчет заработной платы
  8. Расчет пенсионных, налоговых и страховых отчислений

HR-аутсорсинг может включать в себя любые из этих функций как все вместе, так и по отдельности.

Для каких компаний подойдет кадровый аутсорсинг в управлении персоналом

Мнение о том, что аутсорсинг — только для крупных, или наоборот, только для мелких компаний — это ошибка. Кадровый аутсорсинг персонала удобен и выгоден всем, разница в объеме передаваемых функций, и целях аутсорсинга.

Мелкие компании, как правило, передают кадровое делопроизводство и расчеты (иногда вместе со всей бухгалтерией), часто подбор офисного персонала и обучающие мероприятия (разовые, как правило). Здесь основная идея аутсорсинга — персонала невозможность содержать в штате необходимых узких специалистов.

В крупных компаниях департаменты HR включают в себя отдел подбора персонала, отдел кадров (делопроизводство), отдел обучения и развития. Расчет заработной платы и отчислений обычно входит в функционал бухгалтерии (где также это выводится в отдельный сектор).

Аутсорсинг в управлении персоналом: выбор аутсорсера, нюансы, недостатки

Первыми на аутсорсинг в России стали передавать сервисные функции: рекрутинг (специализированным кадровым агентствам), оценку и обучение. Сейчас довольно популярным становится передача на аутсорсинг кадрового документооборота и расчетов. Сложная и очень трудоемкая работа.

Оценочные и мотивационные проекты, а также обучение персонала — это та аутсорсинговая деятельность, которую обычно предлагают компании, специализируемые на развитии персонала (консалтингово-тренинговые). Это другие специалисты, это другой подход к работе, нежели при аутсорсинге кадрового делопроизводства и расчетов. Это просто другой род деятельности, другой бизнес.

Выбирая аутсорсера, клиент должен в первую очередь понять, чего он хочет добиться передачей функций на аутсорсинг. Это основополагающий вопрос, ответ на который даст понимание, какие конкретно функции стоит передавать, и соответственно, не ошибиться с выбором аутсорсера.

Если основной целью является экономия времени и избавление от рутины, но при этом стратегические моменты в управлении персоналом (мотивацию, например), необходимо оставить внутри компании, тогда походящий вариант — это аутсорсинг кадрового документооборота и расчетов.

Если требуется грамотная независимая оценка, система мотивации, адаптированная под конкретную организацию, тогда необходимо привлекать консалтинговую компанию.

Если цель — стабильное обучение персонала — это программа по развитию персонала, включающая в себя тренинги, семинары и командообразующие мероприятия.

Административная рутина тормозит процесс трансформации службы управления персоналом. Трудоемкая работа занимает основную часть рабочего времени, и на решение главных задач остается все меньше времени. Именно на высвобождение ресурсов для достижения стратегических цепей бизнеса и направлен аутсорсинг.

Передавая «поддерживающие функции» на аутсорсинг специалисты служб управления персоналом занимаются вопросами стратегии и развития компании. Как показывает практика, инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании. Также передавая определенные функции аутсорсеру, компания оптимизирует затраты на их реализацию. Кроме того, профессиональные аутсорсеры обеспечивают качество и надежность выполнения задач. Важнейшее условие успешного HR-аутсорсинга – компетентность компании аутсорсера. Профессиональный HR-аутсорсер применяет к задачам клиента бизнес-ориентированный подход, он состоит в том, что бизнес клиента в части управления персоналом рассматривается как комплекс взаимосвязанных процессов и предлагаются такие решения, которые способствуют достижению стратегических целей.

Возьмем, например, процесс разработки системы компенсации и льгот. В принципе, эта задача «одноразовая». Систему надо единожды разработать, а впоследствии только поддерживать и развивать, со временем вносить некоторые коррективы. Если рассматривать эту задачу как проект, а значит, выделить на ее реализацию человеческие и финансовые ресурсы, определить бюджет, установить сроки выполнения, плюс требование качества выполнения, необходимость минимизации рисков, то реализация такого проекта «собственными силами» окажется во много раз более дорогостоящей, чем передача его для выполнения профессиональному консультанту по управлению персоналом.

Или, например, подбор персонала. В этом процессе две составляющие: регулярный процесс — рекрутмент и проектный — эксклюзивный подбор ключевых кадров. Первый процесс — постоянный и трудозатратный, как правило, ведется силами HR-служб компаний. Второй — осуществляется в основном хедхантерами и также стоит значительных средств. Оба эти процесса можно отдать на аутсорсинг специализированной компании, которая за абонентскую плату, обговорив число необходимых для заполнения вакансий, будет осуществлять профессиональный рекрутмент, а также подбирать для компании топ-персонал.

Аутсорсинг или передача на обслуживание неключевых функций сторонней компании — уже не новое явление на российском рынке и современные руководители давно знают, какую выгоду можно получить, отдав второстепенные для компании функции профессиональному поставщику услуг. Например, традиционно отдают на аутсорсинг кадровым агентствам подбор и оценку персонала.

Расчет заработной платы также не является ни ключевым, ни стратегически важным, вне зависимости от размера компании. Однако HR-менеджеры, сотрудники отдела кадров и бухгалтеры могут тратить до 60% своего рабочего времени на эту рутинную работу. В случае аутсорсинга, выполнения этой работы специалистами компании-поставщика услуг, персонал отдела кадров сможет концентрировать свою деятельность на своих ключевых задачах, работе с персоналом.

Ведь помимо выполнения ежедневной работы, отделы кадров играют важную роль в процессе формирования конкурентных преимуществ в любом бизнесе. Известно, что инновационные и эффективные HR-стратегии способны привнести заметные изменения в итоговые финансовые показатели компании.

Почему компании отдают на аутсорсинг HR-администрирование? Вот основные причины:

  • компания – новичок на национальном рынке, не знает особенностей законодательства страны и основных принципов построения местного кадрового учета;
  • компания не хочет содержать целый отдел исполнителей, покупать и обновлять необходимое программное обеспечение и лицензии на него, т.е. в целях экономии;
  • компания стремится сфокусировать свою деятельность на приоритетных задачах своего бизнеса и, таким образом, направить все имеющиеся трудовые и финансовые ресурсы на выполнение своих главных задач;
  • темпы роста инфраструктуры компании (обслуживающих подразделений) не успевают за темпами роста основного бизнеса;
  • компания имеет распределенную структуру (офисы в других городах, регионах и т.п.) и консолидированные данные должны поступать в центральный офис.

Компаниям не обойтись без услуг аутсорсинга в управлении персоналом, в следующих случаях, когда:

  • необходимо избавить своих кадровых специалистов от рутинной работы для решения более важных задач;
  • необходимо сократить расходы на административный персонал;
  • необходимо быстро запустить новый проект, требующий высококлассных специалистов;
  • отсутствуют квалифицированные специалисты в области кадрового делопроизводства, расчета заработной платы и т.д.

Быстрому распространению услуг в сфере HR-аутсорсинга способствуют выгоды, которые получает компания в случае применения этой бизнес-модели. В частности, это:

  • Возможность концентрировать свои ресурсы на основном бизнесе.
  • Возможность привлекать лучших специалистов для организации того или иного процесса с максимальной эффективностью.
  • Возможность снизить затраты на собственный персонал, получив при этом оперативность и высокое качество услуг.
  • Внешний провайдер принимает на себя большую часть рисков, связанных с делегируемой функцией.
  • Аутсорсинг каких-либо функций стимулирует процесс структуризации и упорядочивания фирм с неразвитой организационной структурой.

Однако кадровый аутсорсинг HR-функций таит в себе и ряд опасностей. Например, в случае неожиданного отказа от услуг провайдера или его банкротства, компания столкнётся с необходимостью срочно искать новых партнеров и заново вводить их в дела организации, или же ей придётся начать самостоятельно выполнять функции, ранее бывшие на аутсорсинге персонала. Последнее очень непросто, так как отсутствуют необходимые знания и опыт, ведь в течение длительного времени организация пользовалась услугами привлечённых специалистов вместо обучения своих. Кроме вышеперечисленного, возможна частичная потеря контроля над делегированными бизнес-процессами, снижение качества при недобросовестности аутсорсера и утечка коммерческой информации.

Всё это говорит о том, что к выбору аутсорсера стоит подойти очень серьёзно. В кадровом аутсорсинге персонала важен накопленный опыт работы, количество нестандартных ситуаций, с которыми приходилось сталкиваться специалистам фирмы. Немаловажным показателем при выборе партнёра будет являться ее возраст и репутация. Помимо этого, следует обратить внимание на страховку профессиональной ответственности, которую имеет любая серьезная аутсорсинговая компания. Важно изучить страховые обязательства — серьезный ли партнер-страховщик у провайдера и достаточна ли страховая сумма.

Некоторые фирмы могут сотрудничать только с малыми или, наоборот, крупными организациями, что предполагает разные технологии работы. Не менее важен и общий потенциал провайдера: финансовая устойчивость, наличие инфраструктуры (в том числе разветвленной международной и/или региональной сети), ресурсов, объем и ассортимент услуг.

Процесс поиска и выбора компанией внешнего провайдера можно разделить на этапы:

  1. Обоснование потребности компании в использовании аутсорсинга конкретной функции (определение причин). Принятие решения о необходимости его использования.
  2. Сравнительный анализ преимуществ и недостатков использования собственных ресурсов компании и привлечения внешнего провайдера.
  3. Составление технического задания, определение необходимых условий (круг сотрудников, временные рамки, порядок и форма выплат, требуемые виды отчетности).
  4. Анализ рынка предложений по оказанию услуг кадрового аутсорсинга персонала.
  5. Составление списка компаний-провайдеров для участия в тендере.
  6. Проведение тендера.
  7. Окончательный выбор провайдера на основании результатов тендера.
  8. Согласование условий, заключение договора.
  9. Отладка процедуры по предоставлению услуг аутсорсинга.

См. также